Aménager son espace de travail

De plus en plus, l’aménagement des espaces de travail est un enjeu pour les entreprises. A l’heure où le télétravail s’est généralisé, beaucoup d’organisations souhaitent créer, dans leurs bureaux, des environnements où il fait bon vivre et dans lesquels les collaborateurs ont plaisir à se rendre. Depuis plusieurs années, on observe plusieurs tendances sur cette question des nouvelles organisations : les bureaux cloisonnés et les open spaces laissent place au flex office et au corpoworking… On cherche à rendre l’espace de travail plus collaboratif et convivial, souvent dans une optique de QVT. A la maison, chacun est libre de sa décoration et de son aménagement. Mais au bureau, l’employeur a une responsabilité vis-à-vis de ses équipes et se doit d’optimiser la surface disponible pour en tirer le meilleur. Urban Station, professionnel de l’aménagement de bureaux pour les entreprises, vous dit tout et vous donne ses conseils. 

Pour l’entreprise comme pour les collaborateurs, repenser l’espace de travail ainsi que son aménagement présente des intérêts certains. 

D’abord, du point de vue de la productivité. Avoir des bureaux lumineux, confortables et adaptés aux tâches à effectuer est essentiel pour maintenir de bonnes conditions de travail. Et qui dit bonnes conditions de travail dit aussi souvent meilleure productivité : les employés sont plus performants lorsqu’ils sont à l’aise et n’ont pas à se concentrer sur des problématiques d’inconfort. Qui n’a jamais perdu de temps à s’occuper de matériel dysfonctionnel, à chercher à comprendre comment fonctionne telle ou telle machine, plutôt que de se concentrer sur ses tâches ? Un environnement inadapté signifie souvent une perte de temps mais aussi une dégradation de la qualité de vie au bureau, qui, sur le long terme, est synonyme de performances en déclin.

L’aménagement du lieu de travail, lorsqu’il est bien réalisé, permet d’améliorer la communication entre les équipes. A chaque méthode ses avantages et ses inconvénients. Les bureaux cloisonnés nécessitent de se déplacer en personne pour engager la conversation, ou d’utiliser des mails ou des systèmes de messagerie interne à distance. En open space, la communication est facilitée, mais le bruit et le désordre peuvent facilement gêner le travail des collaborateurs. En flex office, on dédie des espaces spécifiques à la communication : chacun peut s’y rendre, pour y discuter sans gêner personne. On favorise la communication, la création de liens et la créativité en mettant en place un environnement stimulant pour les collaborateurs. En proposant à vos équipes des lieux adaptés, qui leur plaisent et dans lesquelles elles se sentent bien, on favorise le retour au bureau des employés. Le télétravail, avec tous ses avantages, crée parfois une distance entre les membres d’une même équipe : l’objectif, ici, est de la réduire en invitant les collaborateurs à se retrouver.

Tout dépendra de vos objectifs, bien sûr. On n’aménage pas de la même façon une usine de production et des bureaux du tertiaire, plusieurs étapes peuvent être suivies dans cette optique.

Commencez par recueillir les besoins de vos collaborateurs. Avant même de vous lancer dans vos projets d’aménagement, il est important de cerner leurs attentes. Cherchent-ils des espaces de repos, des salles de réunion ? De quoi ont-ils besoin et que souhaitent-ils dans les locaux de l’entreprise ? On peut répondre à ces questions en s’interrogeant sur la nature du travail à effectuer et en organisant une enquête interne. Inclure vos collaborateurs dans la démarche d’aménagement de leurs bureaux, c’est leur montrer que vous vous souciez de leur bien-être en entreprise, que leur avis compte et que vous faites cela pour eux.

Elaborez ensuite une organisation spatiale de vos bureaux, en aménageant des espaces dédiés pour chaque tâche nécessaire : à chaque fonction, sa zone. Salles de réunion, coin détente avec une salle de jeux, une salle de fitness ou un salon, des pièces ouvertes pour les bureaux, des lieux collectifs comme des espaces de coworking pour les séances de travail collaboratif… Tout dépendra des besoins identifiés lors de la première étape ainsi que de l’espace dont vous disposez.

Enfin, une fois cette répartition géographique décidée, il vous faudra compléter chaque espace avec le matériel nécessaire. Pour les bureaux, des tables, des bureaux et des chaises adaptées, du matériel de rangement ; pour l’espace détente, des canapés confortables, des fauteuils, une machine à café et des activités ; pour les salles de réunion, des tables agencées en ilots, des tableaux, un écran et ainsi de suite. Il vous faudra aussi penser à la décoration et la luminosité : pour créer un lieu agréable et confortable, elles sont primordiales. Vous pouvez par exemple ajouter des plantes, des œuvres d’art qui permettent de rendre une pièce vivante et de s’y sentir mieux.

• Le Flex Office

Depuis quelques années, le flex office explose. Cette nouvelle organisation des locaux permet à chaque employé de s’installer là où il le souhaite, en fonction de la journée et des tâches à accomplir. Une sorte de nomadisme au sein d’un même espace, qui permet de rompre la monotonie d’avoir à s’asseoir, tous les jours, au même bureau. Avec des règles bien établies, le flex office permet de se renouveler et d’accroître la créativité des équipes, tout en favorisant la création de liens entre les personnels.

• Le Corpoworking

Le corpoworking, c’est le fait de louer des espaces de travail différents à une entreprise pour y travailler, comme en coworking. Il permet, là encore, de renouveler la façon dont on appréhende les bureaux, en fournissant aux équipes de nouveaux espaces et de nouvelles manières de les occuper. Il favorise la création de liens, la communication et stimule la créativité. Le corpoworking peut s’effectuer dans plusieurs endroits : on peut varier ainsi les bureaux régulièrement, pour briser l’accoutumance et créer une véritable effervescence. 

• Le Smart Office

Avec la montée en puissance des outils basés sur les nouvelles technologies comme l’IA, une nouvelle forme d’aménagement des espaces de travail est née : le Smart Office. Celui-ci propose d’équiper les bureaux avec des assistants vocaux, des salles de réunion intelligentes et connectées, et des outils numériques, qui permettent à chacun de travailler d’où il le souhaite. C’est la rencontre entre un espace de travail intelligent et un espace créatif, parfois nomade.

Chez Urban Station, nous aidons les entreprises à trouver des bureaux et des corpoworkings adaptés à leurs besoins. Nous avons ainsi aménagé de nombreux espaces de travail, pour répondre aux problématiques de nos clients. Voici quelques-unes de nos réussites pour vous donner des idées.